Те, кто хоть раз организовывал бизнес-мероприятие, соврать не дадут — решить эту задачу бывает не просто сложно, а архисложно. В первую очередь потому, что зачастую доводится состыковывать множество самых разнообразных «деталей». Сколько проектов такого толка получают «плюсы», а сколько «минусы» от их участников? По статистике, только в 30 случаях из ста организаторы мероприятий заслуживают безоговорочную оценку «отлично». В 70-ти оставшихся — находятся недочёты, которые участвовавшие в событии, готовы «простить» с большим или меньшим снисхождением.
Между тем, говорят эксперты, успешные бизнес-мероприятия держатся всего лишь на «трёх китах», при чёткой реализации которых все остальные «огрехи» отходят на второй план. А именно: знающие своё дело спикеры, комфортный зал, в котором мероприятие проводится, и добротный уровень сервиса.
Что касается комфортных залов, то запомнить стоит два основных момента:
- Первый: для проведения бизнес-мероприятий необходимо арендовать специализированные помещения, которые априори должны быть оснащены добротной системой кондиционирования и высокоскоростным Wi-Fi, проекторами, микрофонами и т.д., иметь в наличии удобную мебель — от столов и стульев до кресел и диванчиков.
- Второй: идеальный вариант, тем более, если вы реализуете большой проект, рассчитанный на несколько часов, а то и дней, обосноваться в зале, в шаговой доступности от которого есть ресторан, где можно будет устраивать кофе-брейки и бизнес-ланчи. И, конечно, по окончании события закатить банкет. Ещё лучше, если удастся совместить приятное с полезным на все 100%. Как? Организовать мероприятие буквально по «месту жительства» его участников. Так, украинским предпринимателям доступна аренда конференц зала в Одессе в отеле, расположенном на берегу моря. И не одного помещения, а нескольких! Рассчитанных на разное количество участников — от 40 человек до 600.
Если же вести речь о том самом сервисе, обеспечивающем комфортные условия пребывания на мероприятии его участников, то ищите конференц-залы, при аренде которых вы не будете предоставлены сами себе. На обозначенном выше одесском примере:
О каком бы событии не шла речь, команда менеджеров нашего отеля сумеет максимально упростить задачу по его планированию, организовав эффективное и успешное для всех участников мероприятие. Арендуемый зал для конференций (с видом на море, к слову), в зависимости от потребностей клиента, может по-разному комплектоваться мебелью. Возможны варианты рассадки гостей «театр», «круглый стол», «классная комната» и «банкет». Также посетители получают возможность пользоваться большой охраняемой парковкой либо подземным паркингом. По дополнительной договоренности мы обеспечиваем услуги трансфера гостей на место проведения конференции (используются автомобили представительского класса), организовываем экскурсии по городу и программы активного отдыха, а также предоставляем квалифицированных переводчиков для иностранных партнеров, — озвучивают алгоритм своей работы в отеле Maristella Marine Residence of Meetings.
фото: maristella.com.ua
И, наконец, спикеры. Вот здесь, конечно, «на вкус и цвет», но именно эти люди — залог того, что участники мероприятия во время конференции или семинаров будут находиться в зале, а не раньше времени отправятся дегустировать меню местного ресторана. Спикеры должны быть «говорящими» и знать досконально тот вопрос, который освещают. «Читают по бумажке» — плохой вариант. Отлично, если флагманами мероприятия станут настоящие «звёзды» бизнеса, те самые гуру, информация от которых дорогого стоит. Делать ставку на среднестатистических «коллег по цеху», конечно, можно, но достойный результат не всегда гарантирован.
Относительно ценовой политики, которой необходимо придерживаться при организации бизнес-мероприятий. Эксперты отмечают, что в этом вопросе важна «золотая середина». Экономить однозначно не стоит, но и излишне шиковать тоже — придерживайтесь правил делового этикета, который диктует не швыряться деньгами и не демонстрировать их нарочито. Тем более, если речь идёт от «понтах», когда на самом деле ваше финансовое положение не так хорошо, как вы это преподносите.
